1. Standard

Bagian ini menguraikan bahwa kewajiban formal dari pihak-pihak dalam sebuah evaluasi (tentang apa yang harus dilakukan, oleh siapa, bagaimana) harus disetujui secara tertulis. Kesepakatan tertulis ini penting untuk memastikan bahwa semua pihak dapat mematuhi semua syarat dan ketentuan evaluasi atau, jika diperlukan, menegosiasikan ulang kesepakatan tersebut.

2. Overview

Sebuah perjanjian tertulis adalah pemahaman timbal balik mengenai ekspektasi dan tanggung jawab dari evaluator dan klien. Setelah memasuki perjanjian, kedua belah pihak memiliki kewajiban hukum dan etis untuk melaksanakan evaluasi dengan tepat waktu atau menegosiasikan ulang jika diperlukan. Tidak ada pihak yang berkewajiban mengubah keputusan secara sepihak.

Peraturan federal, negara bagian, dan agensi lokal umumnya mewajibkan evaluator dan klien eksternal untuk masuk ke dalam kontrak formal. Meski kontrak formal mungkin tidak selalu diwajibkan (seperti dalam evaluasi internal), disarankan bahwa pihak-pihak yang terlibat menyusun nota kesepahaman yang jelas mengenai apa yang harus dilakukan, oleh siapa, bagaimana, dan kapan.

3. Guidelines

Dalam perjanjian evaluasi, beberapa elemen penting yang harus disertakan adalah:

  • Tujuan evaluasi: Mendefinisikan dengan jelas sasaran evaluasi.
  • Pertanyaan yang akan diselidiki: Menjelaskan pertanyaan yang menjadi fokus.
  • Prosedur pengumpulan data: Menetapkan sumber data, ukuran sampel, metode pemilihan sampel, instrumen yang digunakan, dan teknik pengumpulan data.
  • Prosedur analisis data: Menyediakan deskripsi metode analisis data baik deskriptif maupun komparatif.
  • Rencana pelaporan: Menjelaskan jenis dan jumlah laporan, anonimitas responden, serta prosedur evaluasi dan pelepasan laporan.
  • Metode pengendalian bias: Mengatur cara pengumpulan, analisis, dan pelaporan data untuk meminimalisir bias.
  • Jasa dan material: Menetapkan layanan dan material yang akan disediakan oleh klien.
  • Jadwal pekerjaan: Menetapkan tenggat waktu untuk klien dan evaluator.
  • Anggaran: Menentukan biaya dan pembayaran atas pekerjaan yang dilakukan.

4. Pitfalls

Beberapa kesalahan umum dalam membuat perjanjian evaluasi antara lain:

  • Melewatkan proposal awal yang seharusnya berkembang menjadi kontrak tertulis.
  • Gagal berkonsultasi dengan pihak-pihak terkait yang mungkin terkena dampak langsung dari perjanjian, seperti kepala sekolah atau guru.
  • Ekspektasi berlebihan dari pihak yang tidak termasuk dalam penandatanganan perjanjian.
  • Bertindak sepihak dalam hal keputusan penting tanpa melibatkan kolaborasi evaluator/klien.
  • Mengubah desain, ruang lingkup, atau biaya studi tanpa amandemen resmi.

5. Caveats

Beberapa peringatan yang perlu diperhatikan dalam menyusun kontrak evaluasi adalah:

  • Jangan terlalu kaku mematuhi kontrak yang tidak lagi sesuai dengan akal sehat atau yang tidak lagi relevan.
  • Hindari membuat kontrak yang terlalu detail hingga membatasi fleksibilitas evaluator untuk melakukan inovasi dalam evaluasi.