Standard

Standar ini menekankan bahwa laporan evaluasi harus menjelaskan objek yang dievaluasi serta konteksnya, tujuan, prosedur, dan temuan dari evaluasi. Laporan tersebut harus disusun agar audiens dapat dengan mudah memahami apa yang dilakukan, mengapa hal itu dilakukan, informasi apa yang diperoleh, kesimpulan apa yang ditarik, dan rekomendasi apa yang dibuat.

Standar ini bertujuan untuk memastikan bahwa laporan evaluasi memberikan gambaran lengkap dan jelas tentang objek yang dievaluasi serta berbagai elemen yang terlibat dalam evaluasi tersebut. Laporan harus mencakup:

  • Deskripsi Objek yang Dievaluasi: Apa yang sedang dievaluasi, misalnya program, kebijakan, atau proyek tertentu.
  • Konteks Evaluasi: Lingkungan di mana evaluasi terjadi, baik fisik maupun sosial, yang dapat mempengaruhi hasil.
  • Tujuan Evaluasi: Alasan evaluasi dilakukan, baik untuk perbaikan, pengembangan, atau pengambilan keputusan.
  • Prosedur Evaluasi: Metode dan langkah-langkah yang diambil selama proses evaluasi.
  • Temuan Evaluasi: Hasil yang diperoleh dari evaluasi, berupa data atau informasi yang relevan.
  • Kesimpulan dan Rekomendasi: Penafsiran data atau informasi yang mengarah pada kesimpulan akhir serta rekomendasi tindak lanjut.

Dengan mematuhi standar ini, laporan akan memungkinkan audiens untuk memahami dengan jelas apa yang dilakukan selama evaluasi, alasannya, dan hasil yang diperoleh.

Overview

Apapun media yang digunakan dalam pelaporan—baik tulisan, film, transparansi overhead, rekaman, atau presentasi lisan—kejelasan sangat penting agar audiens dapat memahaminya. Kejelasan ini merujuk pada narasi yang eksplisit dan bebas hambatan, ilustrasi, serta deskripsi yang jelas. Selain itu, kejelasan juga dicirikan oleh singkatnya penyampaian, perkembangan logis, penggunaan istilah teknis yang jelas, representasi grafik atau tabular, serta contoh-contoh yang relevan.

Standard ini menjelaskan pentingnya kejelasan dalam menyusun laporan evaluasi. Apa pun bentuk media yang digunakan—baik itu tulisan, film, transparansi, atau presentasi lisan—laporan evaluasi harus memiliki kejelasan agar audiens bisa memahaminya dengan mudah. Kejelasan ini meliputi beberapa aspek berikut:

  • Eksplisit dan Tidak Berbelit-belit: Narasi dalam laporan harus langsung ke intinya, tanpa membingungkan audiens dengan informasi yang tidak relevan.
  • Ilustrasi dan Deskripsi yang Jelas: Penggunaan gambar, grafik, atau tabel yang mendukung, serta penjelasan rinci tentang temuan dan prosedur.
  • Keringkasan dan Logika: Informasi disampaikan secara ringkas tetapi padat, dan mengikuti alur yang logis.
  • Penggunaan Istilah Teknis yang Jelas: Istilah teknis harus didefinisikan dengan baik, sehingga audiens dapat memahami tanpa kebingungan.
  • Representasi Grafis atau Tabular: Menggunakan tabel atau grafik jika diperlukan untuk mempermudah pemahaman data.

Kejelasan dalam laporan evaluasi juga harus didukung dengan struktur dan perkembangan narasi yang logis serta pemilihan istilah teknis yang dapat dipahami oleh audiens.

Guidelines

A. Jika memungkinkan, tambahkan laporan tertulis formal dengan teknik komunikasi lain seperti dialog, forum, televisi, atau pertemuan publik.

B. Komunikasikan secara teratur dengan partisipan utama dan audiens.

C. Tanggapi laporan secara langsung sesuai dengan pertanyaan evaluasi.

D. Berikan informasi kontekstual yang cukup agar evaluasi sebagai keseluruhan bisa bermakna.

E. Definisikan istilah teknis dalam konteks audiens, memperhatikan tingkat teknis dan kemampuan statistik mereka.

F. Ikuti ringkasan dengan penjelasan penuh masalah, tujuan, dan pertanyaan.

G. Tulislah dengan jelas dan langsung, tetapi tidak terlalu sederhana.

H. Gunakan contoh untuk membantu audiens mengaitkan temuan dengan situasi praktis.

I. Undang perwakilan audiens untuk meninjau laporan.

J. Bantu audiens memahami istilah teknis yang digunakan dalam laporan dengan menyediakan glosarium atau laporan teknis.

Pitfall

Kesalahan yang harus dihindari adalah gagal menilai dan melaporkan sesuai dengan kemampuan audiens dalam menggunakan bahasa teknis.

Jika laporan disusun dengan bahasa teknis yang terlalu tinggi, audiens mungkin tidak akan memahami isi laporan. Sebaliknya, jika terlalu sederhana, maka laporan mungkin kehilangan keakuratan atau makna yang diperlukan.

Caveats

A. Laporkan berbagai persepsi terhadap objek yang dievaluasi, meskipun hal itu memperkenalkan ambiguitas, namun harus dijelaskan dengan benar.

Laporan harus mencakup berbagai sudut pandang terhadap objek yang dievaluasi, bahkan jika hal itu memperkenalkan ambiguitas. Namun, penulis harus menunjukkan ambiguitas ini dengan benar dan menjelaskan apa yang menimbulkan perbedaan persepsi.

B. Jangan biarkan upaya mencapai kejelasan mengakibatkan distorsi temuan.

Jangan sampai usaha untuk membuat laporan lebih jelas malah menyebabkan distorsi terhadap temuan. Ini bisa terjadi jika informasi yang dianggap rumit terlalu disederhanakan sehingga makna asli dari temuan evaluasi hilang.